Die Wörterbuch-Definition einer Newsgroup lautet "eine Sammlung von Artikeln in einem Usenet-Netzwerk, deren Thema durch ihren Namen in der Hierarchie bestimmt wird", aber diese Definition wirft wahrscheinlich mehr Fragen über Newsgroups auf als sie beantwortet. Ein genauerer Blick auf die einzelnen Teile der Definition soll Aufschluss darüber geben, was genau eine Newsgroup ist.
Newsgroups sind am ehesten mit den heutigen Message Boards im Internet zu vergleichen, obwohl es sie schon viel länger gibt. Der Begriff "Artikel" hat nichts mit Geschichten zu tun, die von Reportern geschrieben werden; im Zusammenhang mit Newsgroups bedeutet er einfach einen einzelnen Beitrag. Diese Artikel können von jedem Benutzer gepostet werden, der Zugang zu der Newsgroup hat. Ein wichtiger Schlüssel zum Verständnis von Newsgroups ist die Erkenntnis, dass sie sich nicht mit Nachrichten im herkömmlichen Sinne befassen, sondern ein Medium für Gruppeninteraktion sind.
Nachdem wir nun die Bedeutung von Artikeln geklärt haben, wollen wir das Usenet-Netzwerk untersuchen. In der Vergangenheit war das Usenet ein Netzwerk, das den E-Mail- und Dateitransfer sowie das Hosting von Newsgroups ermöglichte. Heute wird das Usenet nur noch für den Zugriff auf Newsgroups genutzt, und für viele sind die Begriffe "Usenet" und "Newsgroups" austauschbar.
Usenet-Newsgroups werden von einer Vielzahl von Anbietern gehostet, darunter Internet-Diensteanbieter, Universitäten und private Unternehmen. Obwohl es eine große Anzahl von Newsgroup-Hosts gibt, haben die meisten Peering-Vereinbarungen getroffen, um ihre Server synchron zu halten, so dass jeder Benutzer Daten finden kann, die von jedem anderen gepostet wurden, unabhängig von ihrem jeweiligen Host. Der Austausch von Inhalten zwischen den Usenet-Hosts ist das, was das Usenet zu einem Netzwerk macht.
Newsgroup-Hosts führen nur die Gruppen, die sie selbst ausgewählt haben, aber mit wenigen Ausnahmen werden die beliebtesten Newsgroups von allen geführt. Giganews führt praktisch alle Usenet-Newsgroups, mit über 100.000 zur Auswahl. In den meisten Fällen lassen die Newsgroup-Administratoren den Dienst unzensiert laufen, und die Moderation wird von den tatsächlichen Newsgroup-Teilnehmern übernommen.
Im letzten Teil unserer Definition geht es darum, wie Newsgroups organisiert sind. Newsgroups sind nach Themen in einer Hierarchie geordnet, was das Auffinden von Gruppen mit ähnlichem Thema erleichtert. Durch die hierarchische Struktur entsteht eine Art Stammbaum verwandter Newsgroups, so dass es selbst bei 100.000 Newsgroups, die es zu durchsuchen gilt, noch relativ effizient ist, die richtige Gruppe zu finden.
Die "Top-Level"-Hierarchien sind am weitesten gefasst; ein Beispiel dafür ist comp.*, das Newsgruppen enthält, die sich ausschließlich auf Computerinformationen beziehen. Da die hierarchische Struktur die Newsgruppen natürlich nach ihrem Inhalt ordnet, wird vom Posten themenfremder Artikel in einer Newsgruppe dringend abgeraten. Einzelne Newsgroup-Administratoren können auch ihre eigenen, einzigartigen Newsgroups führen, die nicht mit anderen Usenet-Hosts geteilt werden. Dies geschieht in der Regel aus ganz bestimmten Gründen, z. B. um Unterstützung für eine bestimmte Software anzubieten, die in einer öffentlichen Newsgroup nicht angemessen wäre.